EVRAK / EVRAK DÜZENİ
Kağıtlar, yapraklar, varaklar anlamına gelen evrak çoğuldur.
Evrak, dikkatli okunmalı, konusu iyi saptanmalı, kod sayısı doğru verilmeli, hatasız kaydedilmeli, yanlış dosyaya kaldırılmamalıdır.
Evrak ilk satırından son satırına kadar okunmalıdır. Zira, yazılar, çoğunlukla,
“a” konusu ile başlar, “b” konusu ile devam eder ve “c” konusu ile biter.
Evrakta birden fazla konu varsa, o evrak konusu kadar çoğaltılmalı her bir konu kendi kodu ile dosyalara girmelidir. Biz buna Cross Reference diyoruz
Her gelen ve giden evrak, kuruluşun yapısına ve uygulamakta olduğu sistemin koşullarına göre düzenlenmiş Evrak Kayıt Defteri’ne kaydedilmelidir.
DOSYA / DOSYA DÜZENİ
Gelen ve giden evrak aynı dosyada birlikte yaşar. Evrak kod sırasına göre dosyaya yerleştirilir. Kod sayısı eski deyişle Teselsül etmelidir. Yani kesintisiz, zincirleme sürüp gitmelidir.
Mantıken tarih sırasına göre konulması daha doğru olsa da bazı evrak patronun sümeninde unutulabilir. (Sümen: Üzerinde yazı yazmaya, arasında evrak saklamaya yarayan deri kaplı altlık)
Genelde GELEN EVRAK – GİDEN EVRAK diye dosyalar açılmakta her gelen evrak gelen dosyasına her giden evrak giden dosyasına konmaktadır. Bu son derece yanlıştır. Böyle açılmış dosyalarda öylesine yığılmalar olur ki aranan bir evrak zorlukla bulunur.
Ben hiçbir zaman GENEL dosyalar açmadım. Beni tembelliğe sevk eder diye. Her konunun bir Kod’u muhakkak bulunur. Biraz düşünmek gerekir.
ARŞİV
Arşiv başlı başına bir konudur. Yarının arşivini bugünün dokümantasyonu (belgeleri) oluşturur. Kâğıt çok hassas bir malzemedir. Onu nemden, kuruluktan, sıcaktan, soğuktan, tozdan, böcekten velhasıl her şeyden korumak gerekir.
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder