25.6.5 DPT / İSEB

1987 yılında İslam Ülkeleri Ekonomik İşbirliği Başkanı Sayın Yaşar Yakış’tan aldığım bir davet üzerine Evrak-Dokümantasyon-Arşiv çalışmaları yapmak için Ankara’ya gittim.

15 hafta süren bu çalışmayı İslam Ülkeleri Ekonomik İşbirliği Başkanı Sayın Aydan Karahan’a bir rapor halinde sundum.

             Sayın Yaşar Yakış, bu sunumu, gereğinin yapılması için
            6.1.1988 tarihinde İSEB İÇİ GENELGE (1) olarak

            Sayın Aydan Karahan, bu sunumu gereğinin yapılması için
           6.2.1988 tarihinde İSEB İÇİ GENELGE (2) olarak çalışanlara bildirdi.

Sayın Aydan Karahan’a sunduğum rapor:

9 Aralık 1987 tarihinde DPT / İSEB’de, Evrak – Dokümantasyon - Arşiv düzenleme çalışmalarına başladım. Başkan, daire başkanları, uzman ve uzman yardımcıları ile yaptığım görüşmeler sonunda hazırladığım projeyi bir rapor halinde başkanlığınıza sunuyorum.

Haberleşme Merkezi’nin kurulması:

Proje’nin metin kısmında tüm ayrıntılarıyla anlatmış olduğum Haberleşme Merkezi, kuruluşun en önemli birimidir.

Bu önemini, ancak yaptığı işin doğruluğu ile koruyabilir. Bu da evrakın doğru okunması, doğru yorumlanması, doğru karar verilmesi, kod sayısının doğru saptanması, kaydının doğru yapılması ve doğru dosyaya kaldırılması ile mümkün olabilir.

Kod Rehberi’nin hazırlanması:

Konu bazında hazırlamış olduğum Rehber'i onlu tasnif sistemi doğrultusunda düzenledim. Bu düzenleme mantıklı, ciddi ve çok yönlü bir çalışmanın ürünüdür. Sadık kalındığı takdirde tüm zamanlar için geçerlidir.

Evrakın dosyalara yerleştirilmesi:

Bu konuda iki tür çalışma yaptım.

(a) IDB, SAHEL, Bakanlar Toplantıları, Öğrenci Bursları ve çeşitli konulardaki dosyaları uzman ve uzman yardımcılarının katkılarıyla,

(b) Organizasyon dosyalarını ise kendi çabamla düzenledim.

Bu düzenleme sırasında evrakın genelde: tarihsiz, ek’siz, parafsız, kayıtsız olduğunu, aynı zamanda gizlilik derecesi taşıyan evraka da bir ayrıcalık yapılmadığını gözledim.

Diğer yandan evrakın:

Gelen – Giden Evrak,
Gelen – Giden Memo,
Gelen – Giden Telex

gibi dosyalara yerleştirildiğine ve bu dosyaların çeşitli konuları içerdiğine tanık oldum. Bu dosyaların taranması sırasında çok kıymetli evraka rastladım.

Bu dosyaların içindeki tüm evrakı konu dosyalarına dağıttım.

Evrakın dosyalara yerleştirilmesi sırasında “Genel” veya “Muhtelif” adı altında bir dosya açmadım. Beni tembelleştirmesin diye. Her bir evrakın yerleşebileceği bir dosyayı düşüne-taşına, er-geç buldum.

Sadece son gün hiçbir dosyaya yerleşemeyen dört evrak için “İSEB’in faaliyet alanı dışında kalan konular” adlı bir dosya açtım. Sonradan bu dosyaya birkaç evrak daha koydum. (Bu eylemi Sayın Mustafa Şirin’in onayı ile yaptım). 

Tüm konuları içeren bir kartoteks sistemi kurdum. Alfabetik düzende olan bu kartları Türkçe ve İngilizce olarak hazırladım.

Arşiv’in oluşması:

Evrakın düzenli bir şekilde dosyalanması sonucu Arşiv kendiliğinden oluştu. Üzerindeki kod sayısı ile günü geldiğinde Arşiv’e gidecek olan dosyalar, her arandıklarında kolaylıkla bulunacaktır.

Dokümantasyon:

Başlangıçta Dewey’yi baz olarak aldım. Ama çalışmalar sürdükçe, İKT’nin özgün bir kuruluş olması nedeniyle, evrak için hazırladığım kod sayılarını dokümantasyonda da aynen kullanmanın daha uygun olacağı görüşüne vardım. (Liste I) Aslında ilk görüşüm de bu doğrultudaydı. Ama genel istek Dewey doğrultusunda olduğu için çalışmalarıma Dewey bazında başlamıştım. Bu yöntemin, yani dosya kod sayılarının
dokümanlarda da kullanma yönteminin, bundan böyle hem Haberleşme Merkezi, hem Dokümantasyon Merkezi, hem de araştırmacı için büyük kolaylık sağlayacağı inancındayım.

İKT dışındaki dokümanlar da DPT Kütüphanesi Müdürü Sayın Başak Kayran ve Kütüphane elemanı sayın Neslihan Koçtaş’ın yardımları ile Dewey’den kod verdim.
(Liste II).

Her doküman için bir kart açtım. Bu kartı içindeki konu kadar çoğalttım, (Bu çalışmalarımı tek başıma yaptığımdan kart çoğaltmada fotokopi kullandım.)

Bu kartların özgün olanlarını: İKT Konferansları, İKT Komite ve Organları, IDB, Çok Taraflı Teknik İşbirliği, ECO, Birleşmiş Milletler başlıkları altında topladım. Bu başlıkların dışında kalanları ise alfabetik olarak sıraya dizdim.

Kartları İngilizce hazırladım. Arapça ve Fransızca dokümanların bir kısmını, bu iki dili bilmediğim için, İngilizceleri ile eşleştiremedim. Bu dilleri bilenlerden de yardım almak her zaman mümkün olmadı. Mümkün olduğu kadarını yaptım.

Süreli yayınlar için de kart yaptım. Onları da konularına göre çoğalttım ve alfabedik sıraya koydum. (Liste III)

Dokümanların tümünü damgaladım ve her birine kod sayısı yazdım. Dokümanları renkli kutulara yerleştirdim. Etiketlerini koydum. Kod sayısına göre raflara yerleştirdim. Araştırmacılara kolaylık olması için de bir konudan diğerine geçerken değişik renkte kutu kullandım.

Üç yıllık Evrak ve doküman birikimini düzene koymak için:

Proje hazırlığı (9 Aralık-30 Aralık 1987),
Arşiv oluşturması (1 Ocak-26 Şubat 1988),
Doküman düzenlemesi (29 Şubat-25 Mart 1988)

olmak üzere toplam 15 hafta çalıştım.

Bu çalışmalarımda bilgileriyle bana yardımcı olan herkese yürekten teşekkür ederim.

Saygılarımla,
(imza)
(Olcay Akkent)



Dağıtım:

Sayın Celâl Armangil
Sayın Nuran Macun
Sayın Mustafa Şirin
Sayın Ferruh Tığlı



Ek: Listeler
……………………………
Olcay Akkent
Hacı İzzet Paşa Sok. 4-6
Sefa Apt., Daire 12
80040 (Kabataş) - İstanbul

Tel: 143 80 26